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¿Cómo asegurar la seguridad y la legalidad de tus documentos con firma digital?


2023-02-13
Juan Jose Rincon
Abogado

Todo documento firmado de manera digital debe contar con tres características que le permiten tener validez jurídica.

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  1. Integridad : El documento debe ser auténtico, debe ser exactamente el mismo que se firmó
  2. Disponibilidad : Debe contar con disponibilidad inmediata en la nube.
  3. No repudio : Se debe poder demostrar que el firmante es quien dice ser, usando diferentes mecanismos de validación de identidad.
  • Al firmar un documento de manera digital, este debe ser almacenado de manera digital y preferiblemente encriptado, de modo tal que, si la información por algún motivo es robada, esta se encuentra encriptada. De esta forma es que tiene todo su respaldo jurídico, por ende, los mecanismos de encriptación del documento, su trazabilidad, y la nube en que se almacena son fundamentales para contar con un excelente proceso.

La información almacenada en la nube tiene cualidades sencillas pero importantes, por ejemplo, no hay riesgo de robo físico de información, incendios, inundaciones, humedades, entre otros.

Es recomendable tener toda la información almacenada en una nube que tenga todas las garantías de seguridad, una de las mejores, más conocidas y recomendadas es AWS, además, es indispensable no solo almacenar de forma segura la documentación sino tener el 100% de la trazabilidad de la documentación, conocer todo lo que ha sucedido con un documento, quién lo leyó, quién lo firmó, en que orden, entre otros.

Cada documento firmado digitalmente tendrá un código único de documento, el cual, se recomienda sea almacenado de la manera más segura posible, en este caso, recomendamos que se lleve toda la trazabilidad en una red pública de Blockchain , lo que multiplica exponencialmente la seguridad de la información.

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  • Los documentos al estar en nube, deben contar con disponibilidad total.

  • No repudio: Te voy a hacer un listado de las validaciones de identidad que legalmente son más vinculantes y te van a dar total respaldo jurídico.

    • Código OTP de 6 dígitos al correo electrónico

    • Código OTP de 6 dígitos al celular

    • Solicitud de foto del documento de identidad (se debería validar este ante un organismo gubernamental para validar que la información sea verídica)

    • Solicitud foto del firmante (incluso una validación por video, voz, o señal distintiva, buscando que no sea una imagen extraída de internet)

    • Comparación documento de identidad con foto de la persona, buscando una verdadera validación de identidad.

    • Encriptar el documento inmediatamente este quede firmado, buscando darle integridad al documento.

    • QR u otro medio, que permita dar disponibilidad inmediata del documento, es decir, el documento debe tener un código o atajo, que permita ser buscado y encontrado en la nube de manera inmediata.

Con estas validaciones, tendremos un proceso seguro, con total validez jurídica y rápido, algunas plataformas como auco.ai, permiten realizar todas estas validaciones a través de WhatsApp, en menos de 1 minuto, lo que da no sólo facilidad sino eficiencia y respaldo al proceso.

Existen plataformas que permiten realizar validación en listas nacionales e internaciones de cada uno de los firmantes de manera automática , cargar el documento que va a ser firmado, seleccionar múltiples firmantes, incluso, solicitar anexos a cada uno de ellos y enviarlos por diferentes medios, ya sea correo electrónico o WhatsApp (esta funcionalidad solo la ofrece una plataforma en todo Latinoamérica llamada _ auco.ai _), y así recolectar las todas las firmas y tener un documento en tiempo record firmado por todas las partes.

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